会議が終わったあと、メモはあるのに仕事が進まない。誰が何をするかは話したはずなのに、翌日になると「それは決定でしたか」「いつまででしたか」と確認が始まる。そんな状態を、AIに議事録を丸投げしても解決できません。きれいな文章ができても、決まっていない期限をAIが補えば、かえって混乱します。

この記事では、一枚の会議メモから①決定事項、②担当と期限を含むタスク表、③参加者へ送る確認メールを作ります。架空の会議を最後まで実演し、AIの出力を元メモと照合して直すところまで載せました。使うのは、文章を入力できる生成AIと普段のメモ帳だけです。

最初にお伝えすると、AIは会議に出席していません。話し合いの意味を勝手に決定したり、担当者へ約束したりする役にはできません。AIには整理と下書きを任せ、決定・担当・期限は人が確認します。この線引きが、議事録を「読める文書」から「動ける文書」へ変える鍵です。

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1. 完成する3点を先に見る

題材は、架空の小さな教室が次月の体験会を準備する30分の会議です。参加者は運営の佐藤さん、講師の高橋さん、受付の田中さん。実際の顧客や売上の情報は使いません。

会議では「体験会は11月14日（土）の午前にする」「会場候補はA室とB室。予約状況を田中さんが確認する」「募集ページの文章は高橋さんが案を作る」「参加費はまだ決めていない」と話しました。ただし、開始時刻や文章案の締切は決まっていません。

このメモから、次の三つを作ります。

決定事項の短い記録

「11月14日（土）の午前に体験会を実施する方針」と、決定の範囲を狭く書きます。日付の曜日は架空例なので、実際の案件ではカレンダーで照合してください。開始時刻や会場名は確定事項へ入れません。

行動が分かるタスク表

「田中さん／A室とB室の空きを確認／期限は要確認」「高橋さん／募集ページの文案を作る／期限は要確認」と書きます。担当者だけでなく、作業の終わりが何で分かるかも加えます。

確認メール

参加者へ、決まったことと確認待ちを分けて伝えます。「未確定の参加費を公開しない」「会場が決まったら募集ページへ反映する」など、次に返事が必要な項目を明示します。

この三点がそろえば、長い議事録を全員が読み直さなくても、今日動く仕事が分かります。一方、発言の正確な引用が必要な会議や、契約・人事・医療など影響の大きい判断には、この簡易手順だけで確定記録を作らないでください。担当者と原資料による確認が必要です。

以下では、元メモの作り方から完成メールまで、実際に手を動かす順番で進めます。