予約の問い合わせがメール、SNS、口頭に分かれると、返事をしたつもり、空き枠を押さえたつもり、という行き違いが起きます。AIに返信を書かせるだけでは、予約が確定したかどうかは分かりません。必要なのは、希望を集める場所、確定を記録する場所、返信の内容を一致させる手順です。

この記事では、少人数で運営する教室を架空の例にして、Googleフォーム、管理表、メールの三つをつなぐ方法を作ります。AIは質問文、返信下書き、例外対応の点検に使います。二重予約を防ぐ最終判断と送信操作は人が担います。自動返信や決済連携を最初から組み込む記事ではありません。

読み終えると、フォームの項目、管理表の列、受付から確定までの状態、返信文、テストケースをそのまま自分のサービスへ置き換えられます。実在の予約者情報をAIへ入れずに練習できるよう、例の氏名と日付はすべて架空です。

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「申込」と「予約確定」を別の言葉にする

最初に、受付の言葉を決めます。フォームを送った段階は「申込を受け付けた」です。希望枠が空いていて、必要事項を確認し、運営側が確定通知を送った段階で「予約確定」にします。この二つを同じ意味で使うと、フォーム送信直後の自動メッセージを見た人が確定だと思い、同じ枠へ別の人を入れる危険があります。

架空の教室は一枠60分、各枠一組、平日の18時と19時を受け付ける設定とします。実際の営業日や枠数は自分の運営条件で決めます。ここでの目的は「希望を集め、重複なく、確定または代替案を伝えること」です。予約件数を増やすといった成果を約束するものではありません。

受付の流れは、①希望を受け取る、②管理表で空きを確認する、③必要なら追加質問、④一枠を確保する、⑤確定通知を送る、⑥キャンセルや変更を記録する、の六段階です。どの段階かを見れば、担当者が変わっても次の作業が分かります。