プロローグ|丁寧に書いたメールほど、返信が来ませんでした

丁寧に、漏れなく情報を伝えようと、メールはいつも長くなりがちでした。背景から経緯まで、すべてを説明しようとした結果、気づけば画面いっぱいの文章になっている。

しかし、そうしたメールほど、なぜか返信が遅く、時には返信自体が来ないこともありました。

転機になったのは、Webユーザビリティやテキストコミュニケーションに関する研究に触れたことでした。人は、画面上の文章を、律儀に最初から最後まで読んでいるわけではなく、ざっと視線を走らせて、必要な情報だけを拾い上げていることが、視線計測(アイトラッキング)を用いた研究で示されていたのです。

丁寧に、漏れなく書こうとする姿勢そのものは、決して悪いものではありません。

しかし、その丁寧さが、かえって「読まれない」「伝わらない」原因になっていることがあるという事実は、大きな気づきでした。

この記事では、認知科学とビジネスコミュニケーション研究の知見をもとに、なぜ長文のメールが読まれないのか、そして本当に伝わるビジネス文章とは何かを解説します。

この記事を読むとどうなるか

読み終える頃には、「丁寧に、漏れなく書くことが良い文章」という発想から、「相手が読みやすく、行動しやすい形で書くことが良い文章」という発想に切り替わっているはずです。