効果声が聞こえにくい・音が途切れるといった課題の解消が見込まれます。西田課長からは「会議の準備が早くなるのではないか」との所見をいただいておりますが、時間は測定しておりません。
費用と予算 費用：174,000円（税抜、北斗オフィス機器3台分）予算：［記入：今期備品費の残額を経理・大川さんに確認］

これは、AIに「稟議書の下書き」を頼んで返ってきた物の一部です。見本用に作った架空のメモで頼みました。

渡したメモに書いたのは、「西田課長は『会議の準備が早くなるんじゃない？』と言っていた。時間は測っていない」「今期の備品費の残りがいくらか分からない。経理の大川さんに聞く予定」。これだけです。

AIは、効果の欄を「年間〇時間の削減」のような数字で埋めませんでした。予算の残りも、それらしい金額で埋めずに［記入］で空けました。そして下書きの後ろに、こんな一覧を付けて返してきました（表を箇条書きに直して引用します）。

② 空けた所の一覧・予算欄：今期備品費の残額 → 経理・大川さん・比較欄：みなと電商の見積49,800円が税込か税抜か → みなと電商・そのほか欄：既存機器を処分するか倉庫保管するか → 山根本人

税込か税抜か。予算はどこから出すのか。古い機器はどうするのか。稟議書で上司に聞き返されやすいのは、たいていこういう所です。聞かれてから慌てて調べるのではなく、出す前に「何を・誰に確かめればいいか」が分かります。

AIの気まぐれではありません。依頼文に、次の2行を入れてあります。

材料で決まっていない所・分からない所は、推測で埋めずに［記入：〜］の形で空けている効果の欄に、材料に無い数字（〇時間の削減、〇％、〇円の節約など）が入っていない

AIは書き終えた後にこの条件を1つずつ確かめ、○か×かを付けて返してきます。

1行で頼むと、どこが違ったか

正直に書きます。同じメモを「次のメモをもとに、稟議書を作ってください」の1行で渡した時も、下書きが返ってきた回では、効果の欄に数字は足しませんでした。今のAIは、ここはかなり慎重です。

違いが出たのは、数字ではなく「決まっていない事」の扱いでした。

稟議書を1行で頼んだ時の、古い機器の欄

処分するか倉庫保管とするかは未定。決裁後、総務部と協議のうえ決定する。

総務部と協議する、とはメモのどこにも書いていません。

始末書を1行で頼んだ時の、再発防止策の最後（メモには「課長は『課でダブルチェックの仕組みを考えよう』と言っていたが、まだ決まっていない」と書きました）

なお、課内のダブルチェック体制についても、西田課長のご指導のもと検討・整備に協力してまいります。

同じ始末書を、この依頼文で頼んだ時

なお、課内でのダブルチェックの仕組みについては、西田課長と検討中であり、内容はまだ決まっておりません。

1行の方は、課長が口にしただけの案が、あなたの「約束」に変わっています。申請書類や始末書は、出したら記録に残ります。こわいのは、それらしい数字よりも、こうした「言っていない約束」の方です。

AIの自己点検は「全部○」。それでも1か所、漏れていました

休暇申請では、メモに「理由：父の手術の付き添い。でも申請書には細かく書きたくない。『家族の用事』くらいにしたい」と書きました。AIは理由の欄を「家族の用事のため」にしました。

ところが、連絡先の欄にこう書いていました。

19時以降は対応可能です。日中は病院のため対応できません。

メモの「昼は病院なので出られない」を、そのまま使ったのです。2回頼んで、2回とも。AIが最後に付けた自己点検は、2回とも全部○でした。

そこで依頼文の条件を「理由の欄の外（連絡がつく時間・引き継ぎ・上司へのひと言）にも、伏せたい事情を思わせる言葉を書いていない」と直し、もう2回頼みました。2回とも「日中は対応できません」になりました。

この商品に入っているのは、直した後の依頼文です。それでも、AIの点検を最後の確認にはしないでください。［記入］を埋めるのも、事実と合っているかを読むのも、出す人の仕事です。この商品は、その「読む」ところまでを短くするための物です。

買うと手に入る物

社内の申請・届出の書類18種について、1種ごとに次の3つをまとめました。

書く項目と「差し戻されやすい所」　その書類に何を書くか。上司や経理に戻されやすいのはどこか
記入例（架空）　項目を埋めるとどうなるかの見本
AIで下書きする依頼文　自分のメモを貼って送ると、AIが下書きを返す文。ChatGPT・Claude・Gemini、どのAIのチャット欄にもそのまま貼れる日本語の文です

依頼文には、どれも次の4つが入っています。

【書類の欄】　会社の様式の欄名に、そのまま貼り替えられる
【完了の条件】　「材料に無い数字が入っていない」など、○×で確かめられる条件を4〜6個
【しないこと】　数字・日付・約束を作らない。社内規程・法律・税金の判断をしない
【返し方】　下書きのほかに「空けた所の一覧」「差し戻されそうな所」「条件の○×」まで返させる

ほかに、18種に無い書類に使える「白紙の型」、AIに渡す「メモの5行」、提出前の見直し10項目、実測の記録（返ってきた下書きの全文つき）が入っています。

6種を、AIに2回ずつ頼んで確かめました

18種のうち6種（稟議書・経費精算・出張報告書・休暇申請・始末書・顛末書）を、架空のメモで各2回、AIに渡しました。メモには、わざと引っかけを入れてあります。税込か税抜か分からない見積、自分の昼ごはんが混ざった立替メモ、書かないと決めた後輩の名前が入った始末書のメモ、数を数えていない不良品、などです。

この依頼文で頼んだ12本（6種×2回）：完了の条件 72項目中70項目 を満たしました。材料に無い金額・日付・約束を足した物は0本。×の2つは、顛末書で「1時間くらい」から推した「11時ごろ」という時刻を足した1か所です
休暇申請で「病院」が漏れた件：上に書いたとおり、2回とも漏れ、依頼文を直した後の2回は漏れませんでした
比べるため、1行で頼んだ4本（稟議書・始末書×2回）：数字は作りませんでしたが、下書きを返した3本のうち2本に、メモに無い段取り・約束・日付が入りました。1本は下書きを返さずに終わりました
1本にかかった時間：依頼文で頼んだ12本が33.7〜104.2秒（平均51.0秒）。1行で頼んだ4本は21.2〜36.8秒でした。依頼文の方は「空けた所の一覧」などまで返すので長くなります

測った日は2026年9月26日です。Claude Code（2.1.267）経由で、Claude の Sonnet に頼みました。ファイルやWeb、外部サービスは使えない状態にして、チャット欄に貼るのと同じ条件にしています。○×を付けたのは、この商品を作ったAI（Claude）です。返ってきた下書きとメモを突き合わせて決めました。回数は各2回なので、目安として読んでください。ChatGPT・Gemini・Copilot では試していません。

申請書類で、こんな所で止まっていませんか

稟議書の「効果」の欄に何を書けばいいか分からず、手が止まる
経費精算の「目的」の欄を、毎回どう書くか迷う
始末書を出すように言われたが、どこまで書けばいいのか分からない
出張報告が日記のようになり、「で、何が決まったの？」と聞き返される
休暇の理由を、どこまで書けばいいか迷う
AIに頼んでみたら、それらしい数字や約束が入っていて、そのまま出すのが怖かった

申請書類は、毎回ゼロから書くと時間がかかるのに、書き方を教わる機会はほとんどありません。前の人の書類を探して真似るか、差し戻されながら覚えるか。この商品は、「何を書くか」と「どこで戻されるか」を先にまとめ、下書きはAIに任せ、確かめるのは自分、という分担にするための物です。

18種の一覧

A. お金・購入の申請（6種） 01 稟議書／02 購入申請（備品・消耗品・書籍）／03 経費精算（立て替えた費用）／04 交際費（接待・会食）の事前申請／05 仮払い（前払い）の申請／06 ITツール・クラウドサービスの利用申請

B. 出張・研修（4種） 07 出張申請（事前）／08 出張報告書／09 研修・セミナー参加の申請／10 研修受講報告書

C. 勤務・休暇（5種） 11 休暇の申請（有給休暇など）／12 残業の事前申請／13 休日出勤・振替休日の申請／14 在宅勤務の申請／15 遅刻・早退・欠勤の届

D. トラブル・届出（3種） 16 始末書／17 顛末書（トラブルの経緯の報告）／18 備品・社用品の紛失・破損の届

＋ 19種目からは自分で：白紙の型

見本：出張報告書の「書く項目」と「差し戻されやすい所」

1種だけ、本編と同じ物をそのまま載せます。

書く項目 - 期間・行き先 - 目的 - 面会した相手 - 結果：分かったこと・決まったこと - 宿題：相手の宿題とこちらの宿題（期限） - 今後の対応 - 所感：2〜3行 - 経費：精算が別なら「別途精算」

差し戻されやすい所 - 日記のような時系列だけで、結果が分からない - 所感が「有意義でした」だけ - 次に何をするかが無い - 相手が言ったことと、自分の感想が混ざっている - まだ決まっていないことを、決まったように書いている

本編では、これに記入例と、AIで下書きする依頼文が付きます。

先にお伝えしておくこと（会社ごとに違います）

申請書類の様式・規程・決裁の流れは、会社ごとに違います。 この商品は、「このまま出せば通る書類」を配る物ではありません。自社の様式に合わせて下書きを早く作り、抜けと書きすぎを減らすための物です。
経費として精算できるか、休暇の扱い、懲戒・処分など、社内規程・法律・税金に関わる判断はしていません。 依頼文でも、AIに判断させないようにしています。判断が要る所は、自社の規程と担当部署（経理・人事・総務など）に確かめてください。
AIの下書きには［記入：〜］の空欄が残ります。 埋めるのは、事実を知っているあなたです。
会社の情報をAIに入れてよいかは、会社の決まり次第です。 決まりが分からない時は、社名や人名を「A社」「課長」に置き換えても下書きは作れます。

合う人・合わない人

合う人 - 入社1〜3年目や異動したばかりで、申請書類の書き方を教わっていない人 - 書く中身は分かっているのに、文章にするのに時間がかかる人 - AIを仕事で使ってよいと言われたが、何に使えばいいか迷っている人 - AIの下書きに、それらしい数字や約束が混ざるのが怖い人

合わない人（当てはまる方には、おすすめしません） - 会社の決まりで、AIを使えない人。文例と「書く項目」だけでも使えますが、この商品の中心はAIの依頼文です - 自社の書類の書き方が、すでに身についている人 - 「このまま出せば通る」完成品が欲しい人 - 経費・労務・税金の判断を知りたい人（担当部署や専門家に確かめてください）

必要なもの・費用

AIのチャット（ChatGPT・Claude・Gemini など）。無料版で使える範囲は、各サービスの案内で確かめてください。依頼文は、材料を貼っても1,000〜1,300字ほどです（実測した6種）
自社の申請書類の様式（欄の名前を写すため）
プログラミングや特別な道具は要りません

よくある質問

Q. 会社の様式が決まっています。使えますか？ A. 使えます。依頼文の【書類の欄】の1行を、自社の様式の欄名に貼り替えてください。AIはその欄の順に下書きします。

Q. 社内で使えるAIが Copilot だけです。 A. 特別な書き方はしていないので、貼って使えます。ただ、確かめたのは Claude（Sonnet）だけで、Copilot・ChatGPT・Gemini では試していません。

Q. AIを使わず、文例だけ使ってもいいですか？ A. はい。18種すべてに「書く項目」「差し戻されやすい所」「記入例」があるので、自分で書く時の見本になります。

Q. 記入例をそのまま出してもいいですか？ A. 記入例は、架空の会社・架空の案件です。会社ごとに様式も言い回しも違うので、形を参考にして、中身は自分の事実で書いてください。

Q. この依頼文で、差し戻しが無くなりますか？ A. 無くなるとは言えません。差し戻しの理由には、様式・規程・決裁者の考えなど、会社ごとの事情が入るからです。この商品でできるのは、よく戻される所を出す前に確かめられるようにすることと、メモに無い数字や約束が混ざるのを減らすことです。

Q. ファイルでもらえますか？ A. 本文にすべて載せています。依頼文は1本ずつ枠で囲んであるので、枠の中をコピーして使ってください。

この先が本編（有料）です

本編に入っている物：

使い方（5つの手順）
会社の情報をAIに入れる前に
AIに渡すメモの5行
18種それぞれの「書く項目・差し戻されやすい所・記入例（架空）・AIで下書きする依頼文」
19種目からは自分で：白紙の型
提出前の見直し10項目
実測の記録（全18回の判定と、返ってきた下書きの全文2本）