はじめに

ミーティングが終わって、文字起こしをChatGPTに貼る。

「議事録にして」と打って、出てきたものを開く。

でも、先方のお名前の漢字が違う。まだ決まっていない話が、決定事項に入っている。お客様のサービス名が勝手にカタカナになってしまっている。自分の言い回しではない言葉が多くて、違和感。

なんか違うな、と思って上から直し始めたら、結局半分くらい自分で書いていた。

これ、もはやAIを使う前より楽になってるのか…？最初はそんな感じでした。

どうにかしたいと思ってSNSを開けば、また新しいAIツールの名前が流れてきます。全部は追えないし、調べても自分の仕事のどこに使えるのか分からない。開いてみたら課金が必要で、インストールしたけどそっと閉じたこともあります。笑

だから今日も、とりあえず文字起こしをチャットに入れて終わり。そこから多分もっといいツールがあるんだろうなと思いつつ、手打ちで修正。

そんな方に向けて、この記事は書きました。

みなさんはこんなお悩みをお持ちではないでしょうか？

ひとつでも「ある〜」と思ったものがあれば、続きを読んでみてください。

この記事を読むと、どう変わるのか

この記事で作るのは、こういう状態です👇

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あなたの作業は、こんなふうに変わります。

毎回、同じフォーマットで出る（フォントサイズや太字など）
各案件が、それぞれ自分が必要としている情報の粒度でまとまる
「決定事項」「次のアクション」が分かれて出る
お名前やサービス名の表記揺れを減らせる
「承知しました」のような、AIの返事が本文に混ざらないので一発でコピペできて作業が楽になる
GoogleドキュメントやNotionへ、指定した出力先にそのまま持っていきやすい形で出る
毎回、長いプロンプトを書いたり上手くいったときのやつを探してコピペして…をしなくてよくなる
1回ルールを整えれば、同じミスを重ねず、次回からの手直しがかなり減る

先にお伝えしておくと、一発で完璧なものが出るようにはなりません。AIは魔法ではありません。最後に自分の目で見るところ（つまり責任）は残ります。

ただ、毎回上から下まで読み直して、ほぼ全部書き直す状態ではなくなる。お名前、決定事項、別案件の混入など、見る場所を絞れるようにしていきます。

世の中のAI議事録ツールとの違い

いまは、録画から文字起こし、要約まで自動でやってくれるサービスがたくさんあります。わたしもいろいろ試しましたし、実際便利なものも多いです。

ただ、出てきたものを読んだときに「AI感満載の謎の絵文字」「ビジネスの場で使えないカジュアルさ」が残ることも、かなりありました。

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この記事でやるのは、そこから自分とクライアントがそのまま使える形まで、本気で実務で使えるレベルまで持っていくことです。

誰が読むのかに合わせて、粒度と項目を決める
その形で、毎回ぶれずに出るようにする
出たあと、人が見る場所を決めておく

「結局どのツールがいちばん良いの？」の答えを探す記事ではありません。

自分が欲しい議事録の形を、どうやってAIに覚えてもらうか。その裏側を、実際の画面つきで見せていきます。

この記事が向いている人・向いていない人

向いている人👇

クライアントワークをしている方、フリーランスの方
社内の会議で議事録を作る会社員の方
AIで議事録を作っているけれど、毎回手直しで修正が多い方
出力のフォーマットを安定させたい方
AIは日常的に使っている、初心者〜中級者の方
無料で始めたい方

向いていない人👇

最新のAI議事録ツールの一覧だけを知りたい方
完全放置のフル自動化だけを知りたい方
そもそも議事録を必要としていない方

自己紹介

はじめまして。くまあやと申します。

フリーランスで3年ほどお仕事をしているアラサーのシングルマザーです。

AIを活用した制作の案件とひとり社長の裏方を中心に、案件数で言うと20〜30件くらいを回しています。

議事録は、わたしがAIを使いはじめたときに、いちばん最初に活用を考えた部分でした。

3ヶ月以上このやり方で何度も色んなツールに何度も浮気しながら修正を続けては戻ってきて、結局今回ご紹介する方法が最適解だと考えて、ご紹介するべくまとめました。

この記事を書いた理由

「議事録、完全自動化！」というSNS投稿もよく見かけるようになりました。録音を放り込めば、数分でそれっぽい形は出てきますよね。

みなさんもここはすでに試していて、それでも上手くいっていないからこの記事を読まれていると思います。

わたしは自動化を声高にうたうSNSの部分に、ずっと違和感がありました。

「あのときなんでこれが決まったんだっけ」「いまから自分は何をして、先方には何をお願いするんだっけ」。

ここがすぐ出てこないから、議事録を作る作業は短くなっても、結局あとで録画や文字起こしを探し回ることになります。

AIで作った文章をそのまま相手に渡してしまうのも、どうしてもわたしは違和感が多くて気になっていました。

わたし自身、議事録も返信もAIをガンガン使っています。だからこそ、どこをAIで効率化するのかは選んで使いたいと思っています。

相手が画面を開いたときに一瞬止まらず、意思決定が楽になるように、極力情報を揃えてすぐに先方（とそのAIも含めて）すぐ実行ができるところまで整えて出したいと思っています。

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改めてそう思うようになったきっかけは、とある会社様とのミーティング中のお話しでした。

もともとオンライン秘書として契約させていただいた会社様で、（いまは形が変わって秘書契約ではないのですが）、もうすぐ1年のお付き合いになります。

その会社様が、当初わたしが作った議事録の作り方を気に入ってくださって、いまもその書き方で自社の議事録を統一されているそうなんです。

しかも、AIへの指示が「くまあや式で出して」「読みづらいからくまあや式に直して」になっているらしく。笑

「一番わかりやすかったので、今もその方式で自社のものを統一しています」

と言っていただいたのが、すごく嬉しかったしありがたかったです。

わたしの中では、読みにくいものを相手に渡したくない、という小さなこだわりでした。それが社外で1年近く使われていた。

そのやり方だけでなく、なぜその項目を入れるのか、どこを人が見るのかまで共有できたら、もっと役に立つんじゃないかなと思ってこの記事を書きました。

この記事で扱わないこと

この記事は、「ミーティングが終わったら、何もしなくても議事録ができて送信されている」というAIで完全自動化の記事ではありません。

その手前から、前提から考えていくような記事です。

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ここまでの流れを固めるところまでです。自動化は、これが固まったあとの話になります（わたし自身が現状どうしているかは、後半に詳細に書いています）。

記事の全体像

まず、そもそも論になりますが議事録について考えます。

なにを入れるべきか、AI時代にそもそも議事録は必要か、クライアントへどうすり合わせするか。

その後、AIに入れて議事録を作成します。

手直し前提のものではなく本当にコピペで終わる実務で使える100点のレベルまで持っていけるよう、修正過程なども含めて実演をお見せしていきます。

ここから先は、わたしが実際に使っている画面と、クライアントに送っている言葉まで、具体的にそのまま出していきます👇

「この定例、なくてもいいかも…」と思ったとき、相手を不安にさせずに確認できる、実際の聞き方
ミーティングのあとに「結局、何が決まったんだっけ」と録画を探し直さなくて済む、議事録に必ず残す項目
ミーティング中、メモを取ることに追われず話を聞けるようになる、Google MeetとZoomの録画・文字起こし・メモの残し分け
SNSではあまり出てこない、「議事録出して」のひと言で毎回同じ形を返してもらうための初期設定
AIが出した「なんか違う」を毎回手で直さなくて済む、修正の戻し先とよくあるつまずきポイント

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AIを普段使い慣れない方にも、絶対に記事を買った方に後悔してほしくなくて、極力わかりやすくスクリーンショットを細かく入れました。

そしたら、かなり長くなって読む側にご負担をかけるかもしれない記事になりました😔

最初から、全部読まなくても大丈夫です。

いまお困りのことを、目次から飛んで読んでいただけたらと思います。

📻｜どんな人が書いたのか、先に知りたい方へ

この時代、どんな人間が書いたんだろう、、って気になりませんか？

10分ほど話してみました！

よければ☺️

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この記事はAIを無料の範囲で、まずは少しずつ活用していく部分の話です。

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💰 では、ここからは具体的な画面を見せしながら進めていきます。