※この記事は、お勤めの会社でMicrosoft 365 Copilotがすでに導入されている方向けの内容です。OutlookやWordにCopilotのアイコンが表示されていれば、一部の内容は試せます。ただし、Teams、Excel、PowerPointなどの機能は、会社の契約内容、管理者設定、アプリのバージョン、ファイルの保存場所、アクセス権限によって使えない場合があります。アイコンが見当たらない場合や一部機能が使えない場合は、会社の情報システム部門に確認してください。

メールの返信が、3分で終わるようになった。

前回の記事で紹介した、Copilotの基本3つのおかげです(記事を読んでくださった方、ありがとうございます)。

こんにちは。まなび猫です。

私は59歳、会社員。本業はマーケティングやリサーチ、コンセプトメイクの仕事をしています。
おかげさまで上記の記事のとおり、Copilotを活用し毎日30分の余裕が生まれました。

でも、ある日ふと気づいたんです。

「メールは早くなった。でも、本当に時間を食っているのは、ひょっとしてそっちじゃない？」

よく考えてみると、
「Teams会議のあと、30分かけて議事録を手打ちしている。」
「Excelの集計作業に、毎週2時間かかっている。」
「PowerPointの資料作成に、月2回、毎回3時間かけている。」

メール返信を3分にしたところで、こっちが変わらなければ、正直あまり意味がない。

そう気づいてから、Teams、Excel、PowerPointでもCopilotを使い始めました。

結果、私の場合、会議後の整理や資料作成までCopilotに任せるようになってから、日によっては1時間以上の余裕が生まれるようになりました。

ただし、最初からうまくいったわけではありません。
自己流でやって、かなり遠回りしました。

この記事では、私が試行錯誤して見つけた2つをまとめました。

「全アプリで使えるプロンプトの型」と「業務シーン別プロンプトテンプレート20選」です。

前回の基本3つの続編です。

■ この記事を読むと、こう変わります

・Teams会議の議事録を手で書かなくてよくなる
・Excelのデータ集計・分析をCopilotに任せられるようになる
・PowerPointのスライドを一から作らなくてよくなる
・Outlook、Wordの使い方がさらにレベルアップする
・全プロンプトをそのままコピーして、明日から使える
・1ヶ月のロードマップで、無理なく全アプリを制覇できる

もちろん全部いっぺんにやる必要はありません。
まずは、自分の業務で一番時間がかかっているところから手をつければ良いと思います。

■ 「基本3つ」の次に来る壁の正体

□ 「Copilot使えてます」は本当か?

前回の記事で紹介した基本3つ。

Outlookでメール返信を作ってもらう
Wordで長い文章を要約してもらう
Wordで報告書の下書きを作ってもらう

これができるようになっただけでも、十分すごいことです。

でも、ここで一つ問いかけたい。

あなたの1日の業務で、一番時間がかかっているのは本当にメール返信ですか?

私の場合、答えはノーでした。

振り返ってみると、時間を食っていたのはこの3つ。

・Teams会議のあとの議事録作成: 1回30分 × 週3回 = 週1.5時間
・Excelの集計・グラフ作成: 週1回 × 2時間 = 週2時間
・PowerPointの資料作成: 月2回 × 3時間 = 月6時間

メール返信が3分になっても、こっちが変わらなければ本当の効率化にはならない。

そう気づいたのが、Copilotの基本を覚えてから2週間後のことでした。

□ アプリが変わると「聞き方」も変わる

「じゃあ、TeamsやExcelでも同じようにCopilotに頼めばいいんでしょ?」

私もそう思いました。

で、実際にやってみた結果がこれです。

Teamsの会議後にCopilotに「要約して」と入力。
返ってきたのは、会議の冒頭5分の内容だけをまとめた、的外れな要約。

Excelでデータを選択してCopilotに「分析して」と入力。
返ってきたのは、「このデータは数値データです」という、わかりきった説明。

正直、がっかりしました。

「Copilotって、Outlook以外ではダメなのか?」

でも、違ったんです。
問題はCopilotの性能ではなく、私の「伝え方」でした。

■ 自己流プロンプトの落とし穴

□ 「なんとなく」で使うと、こうなる

Copilotに限らず、AIへの指示は「なんとなく」だと精度が落ちます。

「議事録まとめて」 → 的外れな要約が返ってくる
「分析して」 → 当たり前のことしか言わない
「スライド作って」 → 中身のない箇条書きが並ぶ

結果、自分で書き直す羽目になる。
「AIに頼むより自分でやったほうが早い」と感じる。

このパターン、心当たりありませんか?

私は最初の2週間、まさにこの状態でした。

□ 問題はAIの性能じゃなく「伝え方」だった

ここで思い出したのが、部下に仕事を頼むときのことです。

「あれ、やっといて」では伝わらない。
「来週の部長報告用に、先月の売上データを3つの傾向にまとめて。箇条書き形式で」なら伝わる。

Copilotへの指示も、まったく同じ。

「誰に・何を・なぜ・どんな形式で」を伝えれば、精度が劇的に変わる。

これに気づいてから、全アプリでCopilotの出力が別物になりました。

■ Microsoft 365全アプリで使える「RTCF型」プロンプトの型

□ Copilotへの指示が安定するRTCF型

前回の記事では「5W1Hで伝える」というコツを紹介しました。

今回は、それをさらに実践的にした「RTCF型」をお伝えします。

R（Role）: Copilotの役割を指定する
T（Task）: 何をしてほしいかを明確にする
C（Context）: 背景情報を伝える
F（Format）: 出力形式を指定する

この4つを入れるだけで、どのアプリでもCopilotの精度が格段に上がります。

たとえばこんな感じです。

⚫︎ダメな例:
「議事録をまとめて」

⚫︎RTCF型:
「あなたは営業企画チームの議事録担当です（Role）。
今日の会議の内容を議事録にまとめてください（Task）。
参加者は営業部5名で、来月のキャンペーン企画について議論しました（Context）。
決定事項、未解決事項、アクションアイテム（担当者+期限）の3つに分けて、箇条書きでまとめてください（Format）」

この2つの違い、明確ですよね。

RTCF型で書くだけで、出力の質がまったく変わります。

□ RTCF型の具体例: Teamsの会議要約

実際にTeamsの会議要約で試した結果をお見せします。

⚫︎「型なし」のプロンプト:
「今日の会議を要約して」

→ 出力: 会議の冒頭の挨拶と最初の議題だけをまとめた、3行の要約。肝心の決定事項が抜けている。

⚫︎「RTCF型」のプロンプト:
「あなたは会議ファシリテーターです。
今日のプロジェクト進捗会議の内容を要約してください。
参加者は開発チーム4名とマネージャー1名です。
以下の3項目に分けて、それぞれ箇条書き3点以内でまとめてください。

主な議論のポイント
決定事項
次回までのアクションアイテム（担当者+期限付き）」

→ 出力: 議論のポイント、決定事項、アクションアイテムが整理された、そのまま共有できるレベルの議事録。

同じCopilotなのに、出力がここまで変わる。
「型」の力です。

□ この先の有料パートで手に入るもの

ここまで、RTCF型という「プロンプトの型」をお伝えしました。

有料パートでは、この型を使って設計した全5アプリ対応のプロンプトテンプレートを20個、そのままコピーして使える形式でお渡しします。

・Teams: 会議の議事録作成、リアルタイム要約、アクションアイテム抽出、事前準備（4選）
・Excel: 傾向分析、ピボットテーブル作成、グラフ作成、異常値検出（4選）
・PowerPoint: Word→スライド変換、構成案作成、デザイン統一、発表メモ作成（4選）
・Outlook応用: スレッド要約、週次報告、英語メール、日程調整（4選）
・Word応用: 競合分析、提案書、エグゼクティブサマリー、トーン変更（4選）

さらに、「こういう業務のときはこのプロンプト」の逆引き早見表と、無理なく全アプリを制覇する1ヶ月ロードマップも付いています。

20個のプロンプトを自力で試行錯誤する場合、少なくとも20時間以上はかかります。

私がそうだったので、間違いありません。

ここで注意点をもう一度。
この記事で紹介するプロンプトは、Microsoft 365 Copilotが会社で利用できる方向けです。

ただし、使える機能は、会社の契約内容、管理者設定、アプリのバージョン、ファイルの保存場所、アクセス権限によって異なります。

Teamsでは文字起こし設定、Excelではテーブル形式とOneDrive／SharePoint保存、PowerPointでは元ファイルの状態に影響されます。

どんなAIでも同じですが、重要な業務判断に使う場合は、Copilotの出力を必ず人間が確認してください。

■ この記事の価格について

この記事は1,500円です。

有料パートでは、上記の内容を全てお渡しします。

・全5アプリ対応プロンプトテンプレート20選（全てRTCF型、コピペで使える）
・業務シーン逆引き早見表
・1ヶ月導入ロードマップ

前回の記事は「まず触ってみる」ための入口とすると、今回は「全アプリで使いこなす」ための実践編の位置付けです。

私の試行錯誤の全てが、この1,500円に詰まっています。