仕事でミスした瞬間に、文章をゼロから考える必要がなくなる。

「やばい、ミスした……」

「これ、上司に何て言えばいい？」

「納期に間に合わないかもしれない……」

「確認漏れがあった。でも、どう謝ればいい？」

入社1〜3年目なら、一度はこんな経験があると思います。

仕事でミスをしたときに難しいのは、

ミスそのものだけではありません。

むしろ、

「どう伝えるか」

で悩む人が多いです。

特に新人のうちは、

「こんなことも分からないのかと思われそう」

「怒られそう」

「言い訳だと思われたくない」

「何から話せばいいか分からない」

と考えてしまい、報告が遅れてしまうこともあります。

でも、報告はセンスではありません。

ある程度の「型」を知っておけば、文章を作りやすくなります。

このBrainでは、

入社1〜3年目が実際に困りやすい場面

に絞って、上司への報告・謝罪・相談で使える文章をまとめました。

このBrainで分かること

このBrainでは、以下のような場面で使えるテンプレートを紹介します。

・仕事でミスをした
・確認漏れがあった
・報告を忘れていた
・報告が遅れた
・納期に間に合わない
・納期に間に合うか微妙
・上司からミスを指摘された
・指示の意味が分からない
・自分では判断できない
・上司に相談したい
・他の人に仕事をお願いしたい
・急に休むことになった
・他の人に迷惑をかけてしまった
・一度伝えた内容を訂正したい
・チャットで簡潔に報告したい

しかも、

「こういうときは、こう言えばいい」

という完成形まで用意しています。

まず知っておきたいこと

仕事の報告で一番大切なのは、

「きれいな文章を書くこと」ではありません。

相手が、

「結局、何が起きていて、どうすればいいの？」

を理解できることです。

例えば、

「すみません、ミスしました。」

だけでは、相手は判断できません。

何をミスしたのか。

今どうなっているのか。

影響はあるのか。

どう対応しているのか。

これからどうするのか。

こういった情報が必要になります。

新人がやりがちな3つの失敗

①謝罪だけで終わる

「申し訳ありませんでした。」

もちろん謝罪は必要です。

でも、それだけでは、

「それで、今どうなってるの？」

となってしまいます。

②原因を最初から全部説明する

ミスをした経緯を、

「昨日○○があって、そのあと○○をして、そのときに○○になって……」

と最初から全部説明してしまう。

本人としては事情を説明しているつもりでも、相手からすると、

「結局何が起きたの？」

となることがあります。

まずは結論。

そのあと必要な情報を補足する。

この順番を意識しましょう。

③「どうしましょう？」だけ聞く

分からないことを上司に相談するのは悪いことではありません。

ただ、

「どうしましょう？」

だけだと、判断を丸投げしているように受け取られる可能性があります。

できるのであれば、

「自分はこう考えています」

まで伝えてみましょう。

報告は5つに分けて考える

難しく考える必要はありません。

基本的には、

①何が起きた？

②今どうなっている？

③なぜ起きた？

④今どう対応している？

⑤これからどうする？

この5つです。

ただし、

毎回5つ全部を伝える必要はありません。

緊急のミスなら、原因を長く説明するより、

「何が起きたのか」

「影響はあるのか」

「今どう対応しているのか」

を優先した方がいい場合があります。

つまり、

「型を覚える」だけではなく「状況によって使い分ける」

ことが重要です。

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