上司に相談したいことはある。

でも、文章にしようとした瞬間に手が止まる。

「これ、どう書けば丸投げに見えないんだろう」

「急ぎなのに、文章を整えるだけで時間が過ぎていく」

「ChatGPTに頼んでも、なんか他人事みたいな文章になる」

こんな経験がある方に向けて、この記事を書きました。

この記事は、上司に送る相談文をゼロから学ぶための一般的な文章講座ではありません。

ChatGPTを使って、上司が判断しやすい相談文を短時間で作るための実務パッケージです。

具体的には、次のような場面で使えます。

A案・B案のどちらで進めるべきか相談したい
納期に間に合わなそうで、上司に判断してほしい
ミスやトラブルを報告したい
作業前に方向性を確認したい
先方への返信内容を相談したい
上司に催促したいけれど、急かしている印象を弱めたい
自分で書いた相談文が丸投げに見えないか不安
ChatGPTに相談文を作らせても、結局かなり直している

相談文で止まる時間は、地味に大きなロスです。

1回の相談文に10分かかっていた人が、3分で送れるようになれば、1回あたり7分短縮できます。

週に3回相談文を書くなら、1週間で21分。

1か月で約84分です。

しかも減るのは、時間だけではありません。

「この言い方で大丈夫かな」

「上司に丸投げだと思われないかな」

「急ぎなのに、文章を考えている間にさらに時間がなくなる」

こうした小さなストレスも減らせます。

この記事では、相談文を毎回ゼロから考えなくていいように、ChatGPTへそのまま貼り付けて使えるプロンプト、入力フォーマット、使用例、専用GPTs設定文までまとめました。

この記事で手に入るもの

この記事は、上司に送る完成文テンプレート集ではありません。

ChatGPTに相談材料を渡し、上司が判断しやすい文面に整えさせるための実務パッケージです。

目的は、きれいな文章を作ることではありません。
上司が判断しやすい相談文を、毎回ゼロから悩まずに作れる状態にすることです。
相談内容を入力すれば、状況・困りごと・判断してほしいこと・期限が整理された文面に変換できます。

主に、次の5つが手に入ります。

① AIに相談文を作らせるための基本設計

上司が判断しやすい相談文の考え方
ChatGPTに丸投げしてもズレる理由
AIに渡す前に整理すべき項目
相談文を作る前のチェックリスト
用途別プロンプトの使い分け

② ChatGPTにそのまま入力できるプロンプト8本

基本相談文プロンプト
不足情報ヒアリングプロンプト
5行チャット化プロンプト
丁寧メール化プロンプト
急ぎ判断依頼プロンプト
ミス報告整理プロンプト
方向性確認プロンプト
NG相談文改善プロンプト

③ AIに渡すための入力フォーマット7種

通常相談用フォーマット
A案・B案の判断依頼用フォーマット
急ぎ相談用フォーマット
ミス報告用フォーマット
方向性確認用フォーマット
先方返信相談用フォーマット
優先順位確認用フォーマット

④ プロンプト使用例9パターン

A案・B案で迷っている時
納期に間に合わなそうな時
ミスが発生した時
上司の指示が曖昧な時
関係者から返信がなく作業が止まっている時
優先順位を確認したい時
先方への返信内容を相談したい時
上司に催促したい時
判断後の報告文を作りたい時

⑤ 専用GPTs設定文

毎回プロンプトを探して貼るのが面倒な方向けに、専用GPTsとして設定できる指示文も用意しています。

一度設定すれば、相談内容を入力するだけで、通常相談・急ぎ相談・ミス報告・方向性確認に合わせて文面を整えられます。

つまり、自分専用の「上司に伝わる相談文メーカー」を作れる状態まで用意しています。

相談文で止まる人ほど、AIを使う価値があります

上司への相談文は、思っている以上に難しいです。

相談したい内容は頭の中にある。

でも、いざチャットやメールにしようとすると、急に手が止まる。

たとえば、こんな場面です。

何から書けばいいか分からない
短く書くと雑に見えそう
長く書くと要点がぼやける
「確認お願いします」だけでは足りない気がする
「どうすればいいですか？」だと丸投げに見えそう
急ぎなのに、文章を整えるだけで時間が過ぎる
ミスを報告したいのに、言い訳っぽくならない書き方が分からない
ChatGPTに頼んでも、上司にそのまま送るには少し不自然

相談文が難しいのは、文章力が足りないからではありません。

多くの場合、上司が判断するための材料が整理されていないことが原因です。

上司が相談文を読んだ時に知りたいのは、きれいな言い回しではありません。

知りたいのは、次のようなことです。

今、何が起きているのか
どこで困っているのか
何を決めればいいのか
いつまでに判断が必要なのか
判断した後、相談者はどう動くのか
本人の考えはあるのか

ここが分かる相談文は、上司が返しやすいです。

逆に、ここが分からない相談文は、どれだけ丁寧でも返しにくいです。

たとえば、次のような相談文があります。

すみません、資料作成の件で少し迷っています。
A案とB案があるのですが、どちらがよいでしょうか。

この文章が悪い理由は、失礼だからではありません。

判断できないからです。

A案とB案の違いが分からない。

何を基準に選ぶべきか分からない。

いつまでに決める必要があるのか分からない。

本人がどう考えているのかも分からない。

これでは、上司は追加で質問するしかありません。

つまり、相談文が弱いと、上司の判断も止まります。

上司の判断が止まると、自分の仕事も止まります。

だからこそ、相談文は「丁寧に書く」より先に、判断できる形に整理する必要があります。

ChatGPTに相談文を作らせても微妙になる理由

多くの人は、ChatGPTにこう頼みます。

上司に〇〇を相談する文章を作ってください。

この頼み方でも、文章は出てきます。

ただし、実務でそのまま使える相談文になるとは限りません。

なぜなら、ChatGPTはあなたの状況を知らないからです。

何が起きているのか。

何に困っているのか。

何を判断してほしいのか。

いつまでに返事が必要なのか。

あなた自身はどう考えているのか。

判断後に何をする予定なのか。

こうした材料が足りないまま文章だけ作らせると、AIはそれっぽい文章を出します。

でも、実際にはこうなりやすいです。

丁寧だけど中身が薄い
それっぽいけど判断できない
自分の状況とズレている
上司に送るには少し不自然
結局、自分で大きく直す必要がある
「確認お願いします」で終わってしまう
「どうすればよいでしょうか」と丸投げに見える

これは、AIが使えないからではありません。

AIに渡す材料が足りないだけです。

相談文でChatGPTを使うなら、いきなり完成文を書かせるより、先に相談材料を整理させる方がうまくいきます。

悪い使い方は、こうです。

上司に送る相談文を作ってください。

良い使い方は、こうです。

以下の状況を、上司が判断しやすい相談文に整理してください。
不足している情報があれば、先に質問してください。

この違いは大きいです。

前者は、AIに文章を作らせています。

後者は、AIに相談の構造を整理させています。

相談文で使うべきAIの役割は、単なる文章作成ではありません。

状況を整理し、判断してほしいことを明確にし、上司が返しやすい形に変換することです。

相談文に最低限必要な材料

相談文には、最低限入れるべき材料があります。

基本は次の4つです。

状況
困っていること
判断してほしいこと
期限

この4つが入るだけで、相談文はかなり変わります。

ただし、実務ではこれだけでは足りない場面もあります。

急ぎの相談なら、急ぎである理由を先に出す必要があります。

ミス報告なら、事実・影響・対応済みのことを分ける必要があります。

方向性確認なら、自分の仮説と確認したい観点を整理する必要があります。

上司に催促するなら、圧をかけすぎず、期限と次の行動を伝える必要があります。

つまり、相談文には基本の考え方があります。

でも、実際に使う時は、場面ごとの型が必要です。

だからこの記事では、単なる相談文テンプレートではなく、場面別にChatGPTへそのまま貼り付けて使えるプロンプトを用意しました。

ここから先で手に入るもの

ここから先は、読み物ではありません。

ChatGPTに貼って使うための実務用プロンプト集です。

通常相談、急ぎ相談、ミス報告、方向性確認、メール相談、NG相談文の改善まで、実務でよくある場面ごとにそのまま使える形でまとめています。

さらに、毎回プロンプトを貼らなくても使えるように、専用GPTsの設定文も用意しています。

相談文で毎回10分止まっているなら、この先のプロンプトを1つ使うだけでも十分に時短できます。

ここから先は、考え方ではなく、実際にChatGPTへ貼って使うための完成版です。

相談文で止まった時は、該当する章へ飛んで、プロンプトをそのままChatGPTに入力してください。

全部を順番に読む必要はありません。

まずは第2章の基本プロンプトから使えば大丈夫です。