はじめに

私はオンライン秘書として10年以上仕事をしています。

たくさんのGoogleシートを作ってきました。

その中で気付いたことがあります。

Googleシートが上手な人ほど評価されるのかといえば

そうではありません。

評価される人は

Googleシートの"設計"が上手な人　なんです。

これは本やYouTubeではあまり教えてくれません。

私は何百枚ものシートを作り、修正し、クライアントから

「見やすい」「仕事しやすい」

と言われ続ける中で、その理由が分かりました。

在宅ワーカーはGoogleシートで評価されている

例えば…

* シート迷子になる

* タブが20個ある

* 何を見ればいいか分からない

* COUNTIFを何個も使っている

* 手入力ばかり

これ、初心者だからではありません。

設計を知らないだけ　なんです。

クライアントは何を見ているのか

ここが重要です。

クライアントが見ているのは

「関数」を使いこなしているかどうかではなく

「仕事のしやすさ」です。

例えば、同じデータでも

Aさんのシートは5分で終わる。Bさんのシートは20分かかる。

これだけで評価は変わります。

私が何度も見てきた共通点

私は、シートの修正依頼の相談を受けるたびに思います。

「もう少し設計を考えればすぐ解決するのに」

実際、手直しすると「見やすくなった！」と言われます。

でも、関数はほとんど変えていません。

変えたのは、設計です。

実は高度な関数はいらない

必要なのは

* UNIQUE

* SUM

* COUNTIF

* IF

くらい。

それより重要なのは

どこに置くか。

何を表示するか。

誰が見るか、　です。

クライアントは、関数が上手な人ではなく「仕事がしやすいシート」を作る人に継続依頼をします。

第一章　評価されるシート設計5原則

① まず完成形をイメージする

Googleシートを作るとき、多くの人が最初にやることがあります。

それは、

「とりあえずシートを作り始めること」です。

でも、私は逆です。

シートを作り始める前に、まず考えます。

「完成したシートは、どんな形だと使いやすいだろう？」

この工程を飛ばしてしまうと、高確率で途中で悩むことになります。

例えば、

「顧客リストを作ってください」

と依頼されたとします。

このとき、いきなり

|名前|電話番号|住所|

と入力を始める人がいます。

でも、私はまず、

* 誰が使うのか
* 何のために使うのか
* 最終的に何を見たいのか

ここから考えます。

例えば、

営業担当が見るのか。

経理が見るのか。

毎日更新するのか。

月に一度しか見ないのか。

これによって、シートの作り方はまったく変わります。

私はオンライン秘書として10年以上仕事をしてきました。

その中で強く感じるのは、

「シートを作るのが上手い人」が、必ずしも関数が得意な人ではない

ということです。

本当に上手な人は、

完成図が頭の中にあります。

だから迷わない。

だから修正も少ない。

だから仕事が速い。

逆に、なんとなく作り始めたシートは、

途中で「あれ？」となります。

「この項目どこに入れよう」

「この列足りない」

「やっぱり別シートかな」

そんな修正が何度も発生します。

そして最後には、

なんとなく見づらいシートが完成します。

実際に私も、

手直しを依頼されるシートをたくさん見てきました。

すると共通点があります。

ほとんどの場合、

設計を考えずに作り始めているか、言われた項目しか作らないのです。

だから関数とかを考える前に、

私はまず、最初の構成から考え直します。

すると、

「えっ、すごく見やすくなった！」と言われます。

でも実際には、

難しいことは何もしていません。

最初に完成形を考え直しただけです。

私はいつも、

シートを作る前に、頭の中でイメージングをします。

* 一番最初に見る場所
* 入力する場所
* 自動で計算する場所
* 最後に確認する場所

この流れをイメージしてからGoogleシートを開きます。

たったこれだけで、

シートの完成度は驚くほど変わります。

イメージするのが苦手な場合は、紙に書き出してもいいと思います。

「シートは作りながら考えるものではありません。
考えてから作るものです。」

私はこの考え方だけで、多くのクライアントから

「見やすい」

「仕事がしやすい」

という評価をいただいてきました。

そして、これこそが「評価されるGoogleシート設計」の第一歩です。
完成形をイメージできたら、次に大切なのは『どこに入力させるか』です。入力場所がバラバラなシートは、それだけで使いにくくなります。次は、私が必ず意識している『入力場所を固定する設計』についてお話しします。

② 入力と集計を分ける

入力する場所と、結果を見る場所は分けます。

例えば、

入力シート
マスターシート
集計シート

を分けるだけで、誤って数式を消してしまうリスクが減り、修正もしやすくなります。

「入力」と「見る」を分けることが、シート設計の基本です。

③ 人が迷わない構造にする

「どこに入力すればいいの？」
「このシートは何のため？」

そんな疑問が出るシートは、どれだけ関数がすごくても評価されません。

シート名や列名だけで役割が分かること。

半年後の自分や、初めて見る人でも迷わないこと。

これが大切です。

④ ミスが起きない仕組みを作る

人は必ずミスをします。

だから、

重複チェック
入力規則
プルダウン
条件付き書式

などを使って、「ミスを見つける」のではなく「ミスを起こしにくくする」設計を考えます。

評価される人は、正確な人ではなく、安心して任せられる人です。

⑤ 手作業を減らし、自動化する

毎回、同じ集計をしたり、数え直したりしていませんか？

その作業は、本当に人がやる必要があるでしょうか。

Googleシートには、

SUM
COUNTIF
UNIQUE
FILTER
IF

など、自動化できる機能がたくさんあります。

繰り返し作業を仕組みに変えることが、効率だけでなく信頼にもつながります。

この5原則が、このBrain全体の軸になります

第2章 シート迷子にならない設計 → ③ 人が迷わない構造
第3章 重複防止名簿 → ④ ミスが起きない仕組み
第4章 自動集計 → ⑤ 手作業を減らし、自動化する
第5章 関数 → ⑤ 自動化を実現する手段
第6章 Googleシート特有の武器 → ② 入力と集計を分ける・③ 人が迷わない構造

というように、すべてが5原則につながります。

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