──凡人フリーランスが“作業の迷子”から解放された具体的方法

「タスクが多すぎて、何から手をつければいいかわからない」

「今日もめちゃくちゃ働いた気がするのに、何も終わってない」

「ToDoリストはある。でも、なんか進まない」

──もし、このどれか1つでも思い当たるなら、あなたは過去の僕と同じ“作業の迷子”かもしれません。

僕はどこにでもいる、ごく普通のフリーランス。

華やかな経歴もなければ、自己管理能力が高いわけでもなく、朝起きてから夜寝るまで、**ずっと「何かに追われてる感覚」**に悩まされていました。

やらなきゃいけないことは、確かにある。

頭の中にも、ノートにも、PCのメモにも、付箋にも、スマホのメモ帳にも、「やること」が散らばっている。

だけど、「いま何をやればいいか」が全然見えない。

■ 僕の“迷子”っぷりは、かなり深刻だった

当時の僕は、手帳マニアとアプリジプシーを繰り返していました。

バレットジャーナルを始めては3日坊主
Googleカレンダーにすべて入れようとして爆発
タスク管理アプリを5つ同時に使ってどれが正か分からなくなる
気づけばデスクに付箋が20枚、どれも期限が切れてる

そんな状態だったので、当然、仕事も効率悪い。

「納期に間に合わなかったことはない」けど、「いつもギリギリで、徹夜ギリギリ」。

クライアントから“マメな人”と思われてる裏で、実は水面下で毎日溺れてたんです。

■ タスク管理って、なんでこんなに難しいの？

思い返せば、僕は「タスク管理」というものを感覚でやっていたんですよね。

とりあえず今日思いついたことをメモ
緊急っぽいやつから手をつける
あとでやろうと思ったことは、“あとで考える”

結果、毎日「目の前にある“火”を消す」ことしかできず、

長期的な計画も、優先順位の整理も、すべて“気合”と“なんとなく”で乗り切っていた。

でも、これって脳にめちゃくちゃ負荷がかかるやり方なんです。

常に「あれ、何やってたっけ？」「これ、今日中だったっけ？」と、自分で自分を混乱させてた。

■ そんな僕を救ったのが「Notion」だった

そんなある日、X（旧Twitter）でNotionという名前を見かけました。

「作業効率化」「フリーランスの神ツール」「脳内が片付く魔法」とか、ちょっと怪しげな絶賛ツイートに半信半疑でアカウントを作成。

最初は「なにこれ、英語だし面倒そうだな…」と思って放置。

でも、「とにかく“1日のタスク”だけ見える画面を作ろう」と決めて、試しに簡単なタスクボードを作ったんです。

■ 翌日、明らかに“作業スピード”が違った

その日、朝起きてPCを開くと、Notionに「今日やるべき3つのタスク」だけが並んでました。

ブログ構成案の提出
クライアントに見積書送付
note記事の下書き30分だけやる

…それだけです。

これが、想像以上にラクだった。

迷いがないんです。

「あれ？今日は何やるんだっけ？」「見積書、どこまでやったっけ？」

そんな“検索時間”も“決断時間”もゼロ。

自分で自分に指示が出てる状態って、こんなに心地よかったんだ…と驚きました。

■ そして気づいた。「タスクは多いんじゃなく、“見えてない”だけだった」

Notionを使ってから、自分の仕事の「全体像」「次のアクション」「優先度」が毎日自然と把握できるようになり、

結果として、作業スピードが明らかに上がり、無駄な迷走が激減しました。

以前の僕は、“ToDoの量”に圧倒されていたのではなく、“情報のバラバラさ”に脳が疲れていたんだと痛感しました。

■ 月に約100時間。僕が“迷っていた時間”の正体

1日のうち、迷う時間って思った以上に多いんですよ。

作業に取りかかる前に、何から始めるか5〜10分悩む
同じタスクを探すのに5分
前にやったやり方を思い出すのに10分
今日やるべきことの整理に30分

これ、ざっくり1日1〜2時間くらい“作業の準備時間”に使ってたんです。

それが月20日稼働だと…40〜60時間

さらに作業中の「中断→再集中」時間も含めると、100時間は軽く浮いた計算になります。

■ 凡人には「仕組み」が最強の味方

もしあなたが僕と同じように「なんとなく頑張ってるけど、報われない」と感じているなら、

それは努力が足りないのではなく、設計が足りてないだけかもしれません。

Notionは、その「設計図」を作るための道具です。

タスク管理に、記憶力も根性もいりません。必要なのは、“脳の代わり”になる仕組みです。

そしてその第一歩が、Notionだった。

僕の100時間は、Notionで取り戻しました。

あなたの時間も、きっと取り戻せます。

✅ タスクが「多い」んじゃない、「見えてない」だけ

まず、これだけは声を大にして言いたい。

「時間が足りない」は、99％が“幻想”です。

かつての僕も、1日10〜12時間は働いていたつもりでした。

パソコンの前に座って、タスク管理アプリも開いて、タブも10個くらい立ち上げて、なんか仕事してる“風”は全開。

でもある日、ふと疑問に思ったんです。

「え、これって本当に“働いてる”って言えるんだろうか…？」

■ 見えない時間泥棒たち

僕はストップウォッチを使って、自分の1日の行動を細かく可視化してみました。

すると、驚くべき事実が判明したんです。

🕰️ 無駄その①「何からやるか考える時間」

朝イチ、カフェラテ片手にToDoリストを開く。

→「うーん、これ後回しにしよう」

→「あ、こっち優先かも？」

→「でもこれ、ちょっと気が進まないんだよな…」

…この“タスク選びの旅”に毎日20〜30分かけてました。

冷静に考えて、**「やるべきことを選ぶ時間」って何？**って話です。

🕰️ 無駄その②「情報を探す時間」

「前に作った資料、どこだっけ？」

「このやり方、前もググった気がするけど…」

検索→見つからない→別のフォルダ→デスクトップ→迷宮入り。

→この“探す時間”、なんと1日平均50分。

Google DriveとEvernoteとローカルファイルの三角関係に、僕の人生の1/24が吸い込まれてました。

🕰️ 無駄その③「同じ作業を何度もやるミスの修正」

クライアントに送るはずの資料を間違えて旧バージョンで送信
タスクの途中で別作業を始めて中断、そのまま忘れる
締切を見逃して前日の夜にバタバタ

これらのミス、全部**「一元管理できてなかったこと」が原因**でした。

僕は「ミスして初めて、ちゃんと管理しようとする」タイプで、気づけばミス→修正→反省→同じパターンの繰り返し。

結果、1日のうち2時間くらいが「修復とリカバリ」に消えていたんです。

🕰️ 無駄その④「優先順位がないToDoに迷う時間」

「ToDoリストあるし、管理してるよ！」と自信満々だったんですが、

よく見たら、買い物メモから請求処理、ブログ執筆、アイデアメモまで全部ごちゃ混ぜ。

「洗剤買う」も「見積書提出」も、同じ並びで同じ見た目。

そりゃ脳が混乱するわけです。

そして何が起きるかというと、“とりあえず簡単なやつから”始めて、大事なことは夕方に回され、力尽きて未完了。

まさに“自己管理の自爆テロ”でした。

■ 結論：タスクは「多い」のではなく、「構造化されていない」だけ

この4つの“時間泥棒”に合計でどれくらい時間を使っていたか？

ざっくり計算すると、1日あたり 約3〜4時間。

月20稼働日で 60〜80時間。さらに“集中できないリカバリ時間”を入れたら、余裕で100時間は失っていた。

にもかかわらず、僕はこう思っていたんです。

「いやー忙しいな。時間が足りないわ〜。」

違うんです。足りないんじゃない。

見えてないから、無駄が見えてないだけだった。

■ Notionで“脳内の透明化”を始めたら世界が変わった

ここで登場するのが、Notionです。

“魔法のツール”とかじゃない。ただの「脳内可視化エンジン」。

Notionを使って、

プロジェクト別にタスクを分類
デイリーボードで「今日やること」だけ抽出
情報をすべてNotionに一元化（Google Docsのリンクもタグ管理）
優先順位を「数値＋色」で一発把握

この4つをやっただけで、上記の4大時間泥棒がほぼ消えた。

朝起きて、「あれからやろう」じゃなく、「これしかやらなくていい」になった。

これは、作業量が減ったわけじゃないのに、“心の重さ”が一気に軽くなった瞬間でした。

■ 「見えれば、回る」それが本質

スーパーマンでもなく、天才でもなく、ただの凡人である僕が毎日回せるようになった理由。

それは「努力」じゃなく、**「見える化」と「構造化」**でした。

タスクが“多い”と思ったら、それは脳が整理されていないSOSサイン。

見えるようにすれば、時間はあったし、仕事も回るし、心も平和になる。

Notionはその地図帳。

そして、あなたの迷子を止めるツールです。

✅ Notionで組んだタスク管理の3ステップ

① “今日やること”だけが表示されるデイリーボード

Notionを導入して最初にやったのは、**「1日を“迷わず始める”ための仕組みづくり」**でした。

それが、この“今日やることだけが表示されるデイリーボード”。

…なんか名前だけ聞くと、地味ですよね？

でも、この“地味さ”こそが、実は最大の効率化のカギなんです。

このボードのおかげで、僕の朝の「えーと、今日は何からやろうか…」という迷子タイムが、秒速で終了するようになりました。

■ 朝の5分で、1日が整う魔法の画面

このボード、ぱっと見は本当にシンプル。

表示されるのは、“今日やるべきタスク”だけ。

たとえばこんな感じ。

【見積もり送付】◯◯社案件（締切：今日）
【記事構成作成】noteコラム（優先度：高）
【ミーティング】14:00〜 ZOOMリンク付き

これらを、Notionの「データベースビュー」でフィルターをガチガチに設定して抽出してます。

■ フィルター条件はこの3つだけ

この“神ビュー”を作るために設定したのは、たった3つの条件。

ステータスが「今日」or「今週」になっているタスク
　→これで未来の作業は非表示にして“今”に集中。
締切日が今日〜3日以内に迫っているもの
　→ギリギリの案件も見落とさないように。
優先度が「高」に設定されているものだけ表示
　→やらなくていい“雑音タスク”は全部排除。

これで、画面に出てくるのは**「今すぐやるべき本物のToDo」だけ**。

つまり、“今の自分”に最も意味のあるタスクが抽出された黄金リストが完成するんです。

■ なぜ「全部を見ない」ことが大事なのか？

人間って、目に入ったものすべてを“気にしちゃう”生き物なんですよね。

ToDoリストに「明日の会議準備」や「2週間後のリサーチ課題」が混ざってるだけで、無意識に脳がそっちに引っ張られる。

その結果、「あれもやんなきゃ」「これも気になる」と思考が分散して、“手が止まる”という現象が発生するんです。

でも、このデイリーボードは違います。

“今この瞬間だけに集中できるように設計された”リストなんです。

やらなくていいタスクは、そもそも表示されない。

だから、手が止まらない。悩まない。焦らない。

これ、めちゃくちゃデカいんですよ。

■ 「今日はこれだけでいい」が作業効率を爆上げする

毎朝、Notionを開いてこのボードを見た瞬間、

**「よし、今日はこの3つだけでOKだ」**と気持ちがスッと落ち着く。

これって、一種の“安心感”なんですよね。

「やることが多すぎて、なにから始めればいいか分からない」状態って、もう不安の塊じゃないですか。

でも「今日やるべきタスクだけが見える画面」があれば、その不安が根こそぎ消える。

しかも不思議なことに、タスクが終わったあとに余力があると、**“非表示にしていた中長期タスクにも手を出したくなる”**ようになる。

これぞ、“脳の先読み誘導”戦略。

■ メリットは作業だけじゃない。メンタルも整う。

このデイリーボードを使い始めてから、

「やり残し」がなくなった
「なんとなく忙しい日」が消えた
「時間の使い方」が明確になった

何より、夜寝るときに「ちゃんと働いたな」って思えるようになったのが一番の変化です。

フリーランスって、自分の頑張りを“数字”で感じにくいんですよね。

でも、このボードで1日3〜5件のタスクを完了させていくと、「俺、ちゃんと前に進んでるわ」感がちゃんと可視化される。

■ 最初の一歩は「明日やることを前日に1件だけ決める」だけでOK

とはいえ、いきなりNotionをがっつり使いこなすのは大変かもしれません。

なので、最初は「明日やること」を1件だけNotionに入力して、「明日」のタグをつけておく。

翌朝、それが表示された画面を開くだけ。

たったこれだけで、“迷いのない1日”のスタートが切れるようになります。

■ 「少ないタスクに集中する」ことで成果は加速する

僕は、Notionを使って“やるべきことを全部書く”のではなく、“やるべきことだけを見せる”ことにしただけで、生産性が劇的に上がりました。

タスク管理の本質は、「書き出すこと」ではなく「捨てること」。

この“引き算の設計”ができるだけで、あなたの毎日はまったく別の景色になります。

② プロジェクト別のタスクバンク──脳の“並列処理地獄”から抜け出せ！